Como hago para … ??
En esta sección, el usuario podrá conocer de una manera mas sencilla y coloquial, como se realizan los procedimientos para registrar, modificar, inhabilitar o consultar información de la base de datos que maneja el sistema. Puede buscar la palabra clave de su pregunta en el campo busqueda del menu lateral izquierdo contentivo de las palabras «Buscar Documentos» para localizar rapidamente la información que desee encontrar.
Sientase libre de informarle al administrador del sistema para que agreguen otros «Como hago…?» que no aparezcan aquí.!
Así pues, le presentamos una vista rápida de las opciones del sistema. Se recomienda encarecidamente que visite los enlaces que se presentan en la barra lateral izquierda para observar de manera mas especifica como ejecutar una tarea.
Como Configurar el Sistema
Antes de empezar a darle uso al sistema, el usuario debe realizar las tareas de inicialización de los datos matrices del sistema. Se deben seguir todos los pasos que se explican aqui en éste punto para asegurarse de no tener ningun error al momento de iniciar con el uso del sistema.
CONFIGURAR DATOS DE LA ESCUELA: Lo primero que debe hacer el usuario es configurar los DATOS DE LA ESCUELA. Estos datos seran utilizados en las diversas salidas de datos procesados como lo son los reportes, mostrandose en los encabezados, las notas al pie de pagina y en donde haga falta exponer dichos datos. Entonces, lo que debemos hacer para cambiar dichos datos es dirigirnos al menu lateral izquierdo y desplegar la opción «Configuraciones» donde ubicaremos la opción «ESCUELA» y haremos click allí.
Vista de la Opción cuando se abre el menu lateral y es seleccionada la opción.
Vista de la Página que se abre cuando se hace click en la opción seleccionada.
Inmediatamente se desplegará del lado derecho de la pantalla todos los campos que el usuario debe rellenar con datos reales y sin errores. En esta opción, el usuario podrá tambien cambiar los logos del plantel en el área que se explica por si sola. Los pasos son sencillos y se aplican para los 2 logos que se muestran:
1.- Escoja el respectivo logo que desea cambiar. Existen 2 logos, uno que representa el logo del Ministerio de Educacion y que esta apostado del lado izquierdo de la pantalla; y del lado derecho se encuentra el logo de la Unidad Educativa. Haga click en el botón de color rojo con una «x» para quitar la imagen actual y preparar al sistema para recibir la nueva imagen.
2.- Hacer click en el cuadro de color gris donde se lee «Arroje aqui la imagen o haga click aqui para agregar una!». Se desplegara una ventana para seleccionar la imagen a subir.
3.- En la ventana que se abre, ubique el archivo que contiene la imagen que desea subir y haga click en el botón «Seleccionar».
4.- Modifique el tamaño de la imagen, de tal manera que se encuadre en el propio centro del frame.
5.- Cuando esté listo y la imagen quede totalmente centrada dentro del frame, proceda a hacer click en el botón de color verde con el icono de «aceptado». Listo.!
Al terminar de escribir esos datos y modificar los logos si es necesario, el usuario debe hacer click en el botón que se encuentra al final de la página y que contiene las palabras: «Registrar Datos» para finalizar este proceso de configuración. Es absolutamente necesario que se haga click en ese botón porque esta acción es la que ejecuta la acción de guardado de lo que el usuario acaba de escribir.
CREAR PERIODO ESCOLAR: Luego de registrar los datos de la escuela, lo segundo es configurar el PERIODO ESCOLAR. Para agregar un periodo, el usuario debe dirigirse al menu lateral izquierdo y desplegar la opción «Configuraciones» donde ubicará la opción «Periodos» y hará click allí.
Vista de la Opción cuando se abre el menu lateral y es seleccionada la opción.
Vista de la Página que se abre cuando se hace click en la opción seleccionada.
Del lado derecho de la pantalla se desplegará la información cargada actualmente. En caso de no haberse creado el periodo escolar con el que se va a traajar éste año escolar (periodo actual), el usuario debe hacer click en en boton «+Agregar Periodo» que se encuentra en la esquina superior derecha de la página que se acaba de desplegar. Este botón abrirá una ventana modal donde el usuario debe escribir los datos que alli se solicitan. No es información dificil de ubicar, pero si es necesario que sean lo mas exactos posible. Las fechas que alli se solicitan tienen que ver con los lapsos en los que está dividido el periodo escolar, entonces y muy importante es, que se escriban las fechas exactas, de no poderse hacer, entonces escribir las fechas mas cercanas a la realidad.
Posterior a escribir los datos, el usuario debe hacer click en el botón «Registrar» para que se guarden los datos en la base de datos.
REGISTRAR LOS Y LAS DOCENTES (PROFESORES): Para que pueda comenzar a organizar administrativamente el organigrama academico, el siguiente paso es REGISTRAR PROFESORES. Para registrar un profesor, dirijase a la barra lateral izquierda y ubique la opción «Registrar Profesor». Al hacer click en esa opción, del lado derecho de la pantalla se desplegará un formulario de datos que debe ser llenado campo por campo hasta el final. El formulario realizará de forma inmediata la validación de cada campo para que el usuario no deje ningun campo obligatorio en blanco.
Vista de la Opción cuando se abre el menu lateral y es seleccionada la opción.
Vista de la Página que se abre cuando se hace click en la opción seleccionada.
No se hace absolutamente necesario agregar el curso al cual el docente registrado impartirá clases; Esto se realizará mas adelante.
Finalmente, cuando todos los campos obligatorios esten llenos, el usuario debe proceder a hacer click en el boton «Registrar Datos» que aparece al final del formulario. El sistema lo llevará a la pagina donde podrá observar a todos los profesores registrados.
CREAR LOS GRADOS/CURSOS(AÑOS) DE LOS Y LAS DOCENTES REGISTRADOS EN EL PASO ANTERIOR: Seguidamente, en necesario crear al menos un GRADO/CURSO(AÑO) por cada docente (profesor). Con esto podrá inscribir a los estudiantes y asignar profesores sin contratiempos. El usuario debe ir al menu lateral izquierdo y hacer click en la opción «Registrar Grados».
Vista de la Opción cuando se abre el menu lateral y es seleccionada la opción.
Vista de la Página que se abre cuando se hace click en la opción seleccionada.
Debe buscar el botón de color verde que dice «Grado/Curso(Año)» y el sistema desplegará una ventana modal con un formulario donde con los combos de seleccion podrá armar el nombre del Grado o Año. Posteriormente seleccione un profesor para asignarselo a este grado.
Por ultimo, el usuario debe hacer click en el botón «Registrar Datos». El sistema lo llevará a la pagina principal de la opción donde se podrá observar todos los grados/cursos(años) que se han regisrtado hasta el momento.
REGISTRAR ASIGNATURAS: Luego de crear los grados y lo profesores se deben crear las asignaturas que serán impartidas en dichos grados/cursos(años) de tal manera que se puedan asignar profesores especificos de cada asignatura y grado/curso(año) y finalizar con la organización académica del plantel.
Vista de la Opción cuando se abre el menu lateral y es seleccionada la opción.
Vista de la Página que se abre cuando se hace click en la opción seleccionada.
Para registrar una asignatura, proceda a ir al menu lateral izquierdo y despliegue la opción «Configuraciones», luego haga click en la opción «Asignaturas». Se desplegará del lado derecho de la pantalla la lista de Asignaturas creadas hasta el momento. Proceda a hacer click en el botón de color verde con las palabras «Agregar Asignatura». Observará que se abre una ventana modal con un formulario que recibe los campos necesarios para registrar una asignatura. Recuerde escribir las siglas que definen a la asignatura que está registrando para hacerle mas facil la tarea al sistema de organizar las asignaturas en algunos reportes. Estas siglas no deben repetirse por lo que el sistema realiza la respectiva validación para no registrar datos duplicados. Tome en cuenta que pueden ser cualquier grupo de siglas pero si se asemejan a las iniciales de la asignatura ayudaria mas adelante a identificar la asignatura de una manera mas intuitiva.
Lea cuidadosamente el texto debajo del campo de «Nombre de la Asigntura» y tome las consideraciones pertinentes.
Finalmente haga click en el botón azul con la palabra «Registrar» para que el sistema se encargue de guardar los datos que se acaban de escribir. El sistema lo redirigirá a la pagina principal de la opción donde podrá observar de nuevo, la lista de las asignaturas registradas. También puede buscar una asignatura en especifico si escribe el nombre de dicha asignatura en el campo «Introducir busqueda» y haciendo click en el boton rojo con el icono de una lupa.
OTRAS CONFIGURACIONES BASE: Mas allá de estas acciones, el usuario debe registrar las asignaturas propias para educación media general ademas de configurar las asignaturas y sus indicadores de logro mas el catalogo de calificaciones que serán utilizados para evaluar a los estudiantes de educación básica así como tambien los titulos de los proyectos de actividades pedagogicas. Estas ultimas, para poder finalmente generar un boletin por cada estudiante de educación básica registrado y activo en el periodo escolar actual. Estas últimas configuraciones se realizan directamente en el modulo de cada profesor.
Como Registrar un Estudiante
Si deseas ver el video de como realizar ésta opción haz click en la opción del mismo nombre en el menu lateral izquierdo
En esta opción, el usuario podrá registrar los datos del estudiante, ver su perfil, ver las notas del lapso y periodo actual y/o modificar los datos básicos del estudiante. Al registrar los datos del estudiante, el sistema se encarga de generar la cedula escolar segun los parametros dados en el año 2015 por la Zona Educativa del Estado y el Ministerio de Educacion.
Vista de la Página que se abre cuando se hace click en la opción seleccionada.
Entrando por la opción «Estudiantes» del menú lateral izquierdo el usuario será redirigido a la pagina contentiva de la lista de estudiantes registrados hasta el momento en el sistema. Se pueden realizar 3 acciones en ésta página:
Agregar Estudiante:
Presionando el botón de color verde que se encuentra en el encabezado de la tabla de datos de los estudiantes previamente registrados, y que contiene las palabras «Agregar Estudiante» el sistema redirigirá al usuario a un formulario con los campos necesarios para establecer un perfil del estudiante. Es necesario escribir todos los datos en los campos que el sistema indique que son «obligatorios». Estos campos serán enmarcados en bordes de color rojo y mostraran un mensaje en la parte inferior del campo con un texto explicando cual es el error.
Es importante destacar que el sistema va creando la cedula escolar del estudiante mientras el usuario va escribiendo los datos en el formulario. Hasta la fecha, los datos necesarios que se toman en cuenta para crear la cedula escolar son: Tipo de Parto, Fecha de Nacimiento del Estudiante, Nacionalidad del Estudiante y Cedula de Identidad del representante; por tanto, es imprescindible que el usuario escriba correctamente estos datos de tal manera que se produzca de igual forma la cedula escolar final. Tomando en cuenta que a pesar de las recomendaciones dadas se pueden presentar errores, el campo que contiene la cedula escolar auto-generada y que está antes del botón «Registrar Datos», puede ser modificado directamente allí para evitar que se guarde un dato errado.
Se recomienda encarecidamente que al finalizar de escribir los datos se mueva hasta el final de la pagina web, ubique el botón de color azul con las palabras «Registrar Datos» y presionarlo para que el sistema guarde los datos que se acaban de escribir.
Editar Estudiante:
Cada linea o fila de la tabla de estudiantes que se presenta en la opción «Estudiantes» del menú lateral izquierda representa un estudiante; por lo que presionando el botón de color azul que contiene la palabra «Editar» acompañado de un icono de un lapiz en un recuadro, el sistema redirigirá al usuario a la pagina donde se encuentran los datos especificos del Estudiante al cual se le hizo click a su botón azul.
Dentro de la pagina a la que es redirigido el usuario, observamos un gran formulario en cuyos campos se encuentran los datos escritos previamente por el usuario y que perfilan al estudiante. Para modificar algun dato, el usuario debe ubicar el campo en cuestión y simplemente modificar el interior de ese campo con el dato nuevo. Si el campo es obligatorio y se dejase en blanco, el sistema no permitirá realizar la modificación hasta que se corrija ese detalle.
En este formulario, a pesar de poder ver el campo de la cedula escolar, éste no se puede modificar debido a que ese dato es un «indice» de la base de datos que relaciona todos los datos del estudiante con los demas registros que maneja el sistema.
Observe que al final del formulario, si el estudiante ya esta matriculado o lo que es lo mismo, está inscrito, se puede ver a cual Grado o Curso(año) se encuentra asignado éste Estudiante. Se permite la modificación de esta información pues es posible que el estudiante sea cambiado de salon de clases para que reciba su educación con otros profesores.
Se recomienda encarecidamente que al finalizar de escribir los datos se mueva hasta el final de la pagina web, ubique el botón de color azul con la palabra «Modificar» y presionarlo para que el sistema guarde los datos que se acaban de escribir/modificar.
Ver Perfil del Estudiante
Cada linea o fila de la tabla de estudiantes que se presenta en la opción «Estudiantes» del menú lateral izquierda representa un estudiante; por lo que presionando el botón de color amarillo que contiene la palabra «Perfil» acompañado de un icono de un engranaje, el sistema redirigirá al usuario a la pagina donde se observan los datos especificos del Estudiante ademas de sus Notas y Promedios por asignatura.
Dentro de la pagina a la que es redirigido el usuario, observamos una barra de color azul donde se muestran las palabras «Perfil» y la palabra «Nota». Ambas palabras representan una acción. El usuario puede hacer click sobre cada una de esas palabras y el sistema le responderá cambiando los datos mostrados en la parte inmediatemante inferior.
Al hacer click en «Perfil» el sistema muestra en la parte inmediantemante inferior los datos básicos relacionados con el estudiante. En ésta pestaña se puede ver un botón de color amarillo con las palabras «Ficha Inscrip.» acopañado por un icono de impresora. Haciendo click en ese botón se puede imprimir la ficha de inscripción de ese estudiante en formato PDF que informa en cual grado o curso ha sido inscrito éste estudiante junto a los datos de su repesentante. Con esta ficha de inscripción se puede crear el expediente del estudiante.
Al hacer click en «Notas» el sistema muestra en la parte inmediantemante inferior las notas y promedios de cada asignatura que cursa éste estudiante. También se observa un botón de color amarillo con la palabra «Boletin» acopañado por un icono de impresora, con el cual se puede imprimir el boletin informativo de las notas del periodo escolar y lapso actual.
Como Registrar un Profesor
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Para que pueda comenzar a organizar administrativamente el organigrama academico, el siguiente paso es REGISTRAR PROFESORES. Para registrar un profesor, dirijase a la barra lateral izquierda y ubique la opción «PROFESORES». Al hacer click en esa opción, del lado derecho de la pantalla se desplegará un formulario de datos que debe ser llenado campo por campo hasta el final. El formulario realizará de forma inmediata la validación de cada campo para que el usuario no deje ningun campo obligatorio en blanco.
Vista de la Opción cuando se abre el menu lateral y es seleccionada la opción.
Vista de la Página que se abre cuando se hace click en la opción seleccionada.
No se hace absolutamente necesario agregar el curso al cual el docente registrado impartirá clases; Esto se realizará mas adelante.
Finalmente, cuando todos los campos obligatorios esten llenos, el usuario debe proceder a hacer click en el boton «Registrar Datos» que aparece al final del formulario. El sistema lo llevará a la pagina donde podrá observar a todos los profesores registrados.
Como Registrar un Grado / Año
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Se hace absolutamente necesario crear al menos un GRADO/CURSO(AÑO) por cada docente (profesor) que se haya registrado en el sistema. Esta es la condición necesaria para proceder a inscribir o lo que es lo mismo, matricular a los estudiantes y asignar los profesores adecuados a dictar clases sin contratiempos. Esta condición es para los grados de educación básica pero para los docentes de Educación Media General solo es necesario registrar al menos un docente por asignatura de cada curso(año).
El usuario debe ir al menu lateral izquierdo y hacer click en la opción «Registrar Grados».
Vista de la Opción cuando se abre el menu lateral y es seleccionada la opción.
Vista de la Página que se abre cuando se hace click en la opción seleccionada.
Debe buscar el botón de color verde que dice «Grado/Curso(Año)» y el sistema desplegará una ventana modal con un formulario donde con los combos de seleccion podrá armar el nombre del Grado o Año. Posteriormente seleccione un profesor para asignarselo a este grado.
Por ultimo, el usuario debe hacer click en el botón «Registrar Datos». El sistema lo llevará a la pagina principal de la opción donde se podrá observar todos los grados/cursos(años) que se han regisrtado hasta el momento.
Como Inscribir un Estudiante
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Para inscribir un estudiante, proceda a ir al menu lateral izquierdo donde ubicará la opción «MATRICULA» y haga click allí. Se desplegará del lado derecho de la pantalla la lista de Estudiantes Matriculados hasta el momento en el periodo actual.
Vista de la Opción cuando se abre el menu lateral y es seleccionada la opción.
Vista de la Página que se abre cuando se hace click en la opción seleccionada.
Proceda a hacer click en el botón de color verde con las palabras «Inscribir Estudiante». Se abrirá una ventana modal con un formulario que recibe los campos necesarios para inscribir a un estudiante en un grado/curso(año) especifico.
Escriba el nombre, el apellido o un minimo de 3 letras que identifiquen al estudiante a matricular en el campo que dice «Seleccione Estudiante». Al escribir dichas letras, el sistema le mostrará una lista con los nombres que coincidan con las letras escritas hasta el momento. Observe que la lista va cambiando a medida que se escriben las letras, por lo que se hace necesario que mientras mas escriba exactamente el nombre del estudiante a inscribir, el sistema va refinando mas la busqueda de ese estudiante.
Escriba lo necesario, y cuando consiga el nombre del estudiante en la lista desplegable, proceda a seleccionarlo haciendo click en el nombre que muestra la lista o simplemente baje hasta la linea donde se encuentra dicho nombre con las flechas de movimiento de su teclado y presione la tecla «Enter». De ésta manera, el sistema traerá de la base de datos la información de la escolaridad y el ultimo grado/curso(año) del estudiante ayudandole a escoger de una manera mas sencilla cual es el grado/curso(año) al que le corresponde estar inscrito dicho estudiante en el periodo actual.
Luego proceda a ir al campo que dice: «Va a INSCRIBIRSE en el Grado / Curso:» y escriba el código del grado/curso(año) en el cual desea inscribir a este estudiante. Observe que como con el estudiante, se despliega una lista con los códigos y nombres de los grados/cursos(años) que coincidan con las letras escritas. Proceda a seleccionar de igual forma como seleccionó al estudiante pero esta vez, seleccione el grado/curso(año).
Si el representante que vino a inscribir a su representado trajo los documentos necesarios para la elaboración del expediente del estudiante, proceda a seleccionar la opción «Si» que corresponda a cada documento recibido.
Finalmente, y luego de realizar al menos un segundo chequeo de la información a guardar, proceda a hacer click en el botón azul con las palabras «Inscribir Estudiante». De esta manera el sistema realiza el registro de los datos y lo redirigirá hacia la pagina principal de la opción donde podrá observar la fila con los datos del estudiante que acaba de inscribir.
Observe tambien que ya puede ver las opciones «Notas» y «Perfil» en forma de botones. Regrese aquí si desea ver ésta información especifica de cada estudiante cuando así lo desee.
Como Registrar un Periodo Escolar
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Para agregar un periodo, el usuario debe dirigirse al menu lateral izquierdo y desplegar la opción «Configuraciones» donde ubicará la opción «Configurar Periodo» y hará click allí.
Vista de la Opción cuando se abre el menu lateral y es seleccionada la opción.
Vista de la Página que se abre cuando se hace click en la opción seleccionada.
Del lado derecho de la pantalla se desplegará la información cargada actualmente. En caso de no haberse creado el periodo en el cual se va a trabajar éste año, el usuario debe hacer click en en boton «+Agregar Periodo» que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla que se acaba de desplegar. Este botón abrirá una ventana modal donde el usuario debe escribir los datos que alli se solicitan. No es información dificil de ubicar, pero si es necesario que sean lo mas exactas posibles. Las fechas que alli se solicitan tienen que ver con los lapsos en los que está dividido el periodo escolar entonces y muy importante que se escriban sino las fechas exactas, las fechas mas cercanas a la realidad.
Posterior a escribir los datos, el usuario debe hacer click en el botón «Registrar» para que se guarden los datos en la base de datos.
De regreso, el sistema llevará al usuario a la pantalla donde ahora se muestra una caja de color verde con los datos que se acaban de registrar. El usuario debe tomar en cuenta que esta información se mueve con el sistema, es decir, cuando se crea el periodo, inmediatamente el sistema queda configurado para comenzar a recibir información respecto al primer lapso del periodo escolar.
Cuando se termina el primer lapso y es necesario empezar a registrar información del segundo lapso, el usuario debe volver a esta opción de configuración y hacer click en el botón «Cerrar Lapso» para que el sistema se prepare para continuar con el siguiente.
Al llegar al tercer lapso, y realizar el cierre de éste, el sistema procesa toda la información y la transfiere a un histórico de la base de datos. De esta manera no se pierde la información de años anteriores y ademas se puede seguir cargando información de periodos nuevos.
Como Registrar una Asignatura
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Luego de crear los grados y lo profesores se deben crear las asignaturas que serán impartidas en dichos grados/cursos(años) de tal manera que se puedan asignar profesores especificos de cada asignatura y grado/curso(año) y finalizar con la organización académica del plantel.
El registro de una asignatura para cada docente es principalmente para los docentes de Educación Media General, para las asignturas de los docentes de Educación Básica se procede a registrar el grupo de asignaturas que se dictan en cada grado para que luego el docente realice el registro de la o las asignaturas que serán impartidas en el periodo actual con sus respectivos indicadores; todo desde su propio módulo de profesores.
Para registrar una asignatura, proceda a ir al menu lateral izquierdo y despliegue la opción «Configuraciones», luego haga click en la opción «Asignaturas». Se desplegará del lado derecho de la pantalla la lista de Asignaturas creadas hasta el momento.
Vista de la Opción cuando se abre el menu lateral y es seleccionada la opción.
Vista de la Página que se abre cuando se hace click en la opción seleccionada.
Proceda a hacer click en el botón de color verde con las palabras «Agregar Asignatura». Observará que se abre una ventana modal con un formulario que recibe los campos necesarios para registrar una asignatura. Recuerde escribir las siglas que definen a la asignatura que está registrando para hacerle mas facil la tarea al sistema de organizar las asignaturas en algunos reportes. Estas siglas no deben repetirse por lo que el sistema realiza la respectiva validación para no registrar datos duplicados. Tome en cuenta que pueden ser cualquier grupo de siglas pero si se asemejan a las iniciales de la asignatura ayudaria mas adelante a identificar la asignatura de una manera mas intuitiva.
Lea cuidadosamente el texto debajo del campo de «Nombre de la Asigntura» y tome las consideraciones pertinentes.
Finalmente haga click en el botón azul con la palabra «Registrar» para que el sistema se encargue de guardar los datos que se acaban de escribir. El sistema lo redirigirá a la pagina principal de la opción donde podrá observar de nuevo, la lista de las asignaturas registradas. También puede buscar una asignatura en especifico si escribe el nombre de dicha asignatura en el campo «Introducir busqueda» y haciendo click en el boton rojo con el icono de una lupa.
Como Registrar Indicadores de Logro
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Para agregar un indicador de logros, dirijase al menu lateral izquierdo, despliegue la opción «Configuraciones», ubicará la opción «Indicadores de logros» y haga click allí.
Vista de la Opción cuando se abre el menu lateral y es seleccionada la opción.
Vista de la Página que se abre cuando se hace click en la opción seleccionada.
Proceda a hacer click en el botón de color verde con las palabras «Agregar Indicador». Observará que se abre una ventana modal con un formulario que recibe los campos necesarios para registrar un indicador de logro.
El formulario se explica por si solo, proceda a escribir el código por el cual posteriormente será identificado el logro que se está registrando. Éste código, por lo general, es el mismo que viene en la lista de indicadores de logro suministrado por el Sistema Educativo del Ministerio de Educación del país. Lo que haremos a continuación es simplemente registrarlo (digitalizarlo) asi como viene desde el manual del ministerio pero para hacerlo disponible para la asignatura, lapso y grado especifico en el sistema.
El grado, la asignatura y el lapso se deben seleccionar; el sistema los presenta en forma de combo seleccionable con lo que el usuario pueda de manera sencilla abrir dicho combo y seleccionar la opción correspondiente. Tome en cuenta que si el indicador ya existe con las mismas caracteristicas que desea registrar el sistema le avisará que no se puede guardar un registro así. Corrija y vuelva a intentarlo.
Tenga en cuenta que las calificaciones que se deriven de cada logro toman en cuenta el texto que se le escriba al indicador para establecer las notas inherentes para cuando el indicador no ha sido logrado (NL), esta en proceso de aprendizaje (EP) o está consolidado (CO) por el estudiante.
El registro de un indicador se realiza una sola vez en todo el tiempo de uso del sistema. No es necesario escribirlos de nuevo cuando cambia el periodo. Solo es necesario registrar aquellos indicadores que no se hayan registrado anteriormente para hacerlos disponibles para el periodo en el que se deseen utilizar.
Si un indicador posee calificaciones relacionadas ya registradas, estas no se borraran si es borrado el indicador; por ello no es necesario tampoco volver a registrar dichas calificaciones. (Estas calificaciones se pueden modificar si hay alguna inconcordancia con su indicador.)
Finalmente, luego de realizar al menos un segundo chequeo, presione el botón de color azul con las palabras «Registrar Datos» para que el sistema se encargue de guardar los datos que se acaban de escribir. El sistema lo redirigirá a la pagina principal de la opción donde podrá observar de nuevo, la lista de los indicadores de logro registrados. Puede modificar el texto del indicador si hace click en el botón azul con el icono del lapiz en un recuadro, en caso de haber cometido un error al momento de registrar dicho indicador. Si desea eliminar el Indicador, solo precione el botón rojo con el icono del barril de basura y confirme la eliminación en la ventana modal que se abre al hacer click en ese botón.
Como Registrar Calificaciones Educ. Básica
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Para agregar una calificación, dirijase al menu lateral izquierdo, despliegue la opción «Configuraciones», ubicará la opción «Calif. Educ. Básica» y haga click allí.
Vista de la Opción cuando se abre el menu lateral y es seleccionada la opción.
Vista de la Página que se abre cuando se hace click en la opción seleccionada.
Proceda a hacer click en el botón de color verde con las palabras «Agregar Calificación». Observará que se abre una ventana modal con un formulario que recibe los campos necesarios para registrar una calificación.
Antes de iniciar el registro, tome en cuenta que las calificaciones dependen intrinsecamente de los indicadores de logros registrados anteriormente en el sistema. Debe tener a la mano el o los códigos de aquellos indicadores a los que desea configurarle su calificación de logro.
Ubique el campo «Escriba, luego seleccione el indicador» y escriba el codigo del indicador de logro al que desea configurarle su respectiva calificación. El sistema desplegará una lista de indicadores debajo de ese campo que coincidan con las letras escritas. Proceda a seleccionar el indicador con el que desea trabajar simplemente haciendo click en la fila donde se encuentra el indicador en la lista o desplacese con las flechas de movimiento de su teclado y luego presione la tecla «Enter».
Si aun no se ha registrado la calificación para el indicador de logro seleccionado, el sistema mostrará debajo del campo utilizado, el texto que identifica al indicador en color verde, en caso contrario, significa que el indicador ya ha sido registrado, en cuyo caso, el sistema le mostrará un mensaje en letras de color rojo explicando sobre el respectivo error.
Si el texto del indicador se observa en color verde, proceda a escribir, bien sea, la letra o el numero con el que desea representar los tres (03) tipos de calificaciones; a saber:
Indicador en letra o numero para cuando el logro es «NO LOGRADO»,
Indicador en letra o numero para cuando el logro es «EN PROCESO»,
Indicador en letra o numero para cuando el logro es «CONSOLIDADO»,
Como se explica anteriormente, los campos de cada uno de estas calificaciones puede contener letras o numeros. Todo va a depender de la forma en la que se desea calificar a los estudiantes de Educación Básica. Puede utilizar una escala del «1» al «3» o de la «A» a la «C», pudiendo ser el «1» o la «C» el menor nivel de calificación (calificación para el indicador seleccionado que correspode a «NO LOGRADO») o viceversa, el «3» o la «A» como mayor nivel de calificación. Sólo se pide que se mantenga esa coherencia en todas las calificaciones que se vayan a registrar a partir de la primera calificación a registrar en el sistema.
Observe que el campo de texto que se observa debajo de cada calificación viene pre-escrito con un texto alusivo a la calificación. Puede modificar parte o TODO el texto y escribir exactamente lo que le parece mejor aparezca allí. Cada campo de texto posee un contador mas abajo que le avisa la cantidad de texto que ha escrito; ésto para mantener un maximo de caracteres vayan a aparecer en la calificación respectiva cuando genere el boletin informativo del estudiante. Recuerde que el sistema lo que busca es ayudarlo a realizar su trabajo fácil y rápido.
Finalmente, luego de realizar al menos un segundo chequeo, presione el botón de color azul con las palabras «Registrar Datos» para que el sistema se encargue de guardar los datos que se acaban de escribir. El sistema lo redirigirá a la pagina principal de la opción donde podrá observar de nuevo, la lista de las calificaciones previamente registradas. También puede buscar una calificación en especifico si escribe el codigo de indicador de logro o el nombre de la asignatura en el campo «Introducir busqueda» y haciendo click en el boton rojo con el icono de una lupa.
Puede modificar el texto de la calificación si hace click en el botón azul con el icono del lapiz en un recuadro, en caso de haber cometido un error al momento de registrar dicha calificación. Si desea eliminar la Calificación, solo precione el botón rojo con el icono del barril de basura y confirme la eliminación en la ventana modal que se abre al hacer click en ese botón.
Como Cargar Apreciaciones de un estudiante de Educación Básica
Si deseas ver el video de como realizar ésta opción haz click en la opción del mismo nombre en el menu lateral izquierdo
Para agregar la Apreciación de los estudiantes de un grado en especifico, primero debes ser Usuario del sistema y con Nivel de Usuario tipo: «Profesor». Luego de cumplir con esta condición el sistema te redirigirá al modulo profesores donde debes dirigirte al menu lateral izquierdo, ubicar la opción «Apreciaciones» y hacer click allí.
Vista de la Página que se abre cuando se hace click en la opción seleccionada.
El nombre de esta opción cambiará según el ciclo educativo al cual pertenece el profesor, ahora usuario del sistema, para llevar un nombre acorde con la actividad de calificar al estudiante.
En la página que se abre, puedes observar tres (3) combos seleccionadores que se describen por si solos; Cabe destacar que cada combo seleccionador es responsable de cambiar los datos de la tabla de datos que se presenta mas abajo, esto quiere decir que si cambias de opción por ejemplo, del combo seleccionador «Lapso», los datos de la tabla cambiaran para mostrar los datos relacionados con ese lapso seleccionado.
La parte mas importante aquí es la selección de la asignatura. Al seleccionar una asignatura diferente, la tabla de datos cambia para mostrar los datos cargados especificamente para esa asignatura, con ésto podrás cargar las respectivas apreciaciones de cada estudiante para cada asignatura.
Si solo cambias la asignatura, toma en cuenta que el sistema va a tomar los datos que se encuentren en los combos seleccionadores «Periodo» y «Lapso» para estonces traer los datos relacionados al Lapso y Periodo de la Asignatura seleccionada.
Vista de la Página que se abre cuando se hace click en la opción seleccionada.
Ahora bien, como podrás observar, la tabla de datos que se encuentra debajo de los combos seleccionadores, contiene la lista de estudiantes que tienes asignados a tu grado, ordenados por Cédula Escolar. Al final de la fila que contiene los datos de cada estudiante individualmente, puedes observar un botón de color azul con la palabra «Editar» junto a un icono de un lapiz en un recuadro.
Vista de la Página que se abre cuando se hace click en la opción seleccionada.
Haciendo click allí podrás entrar a la página donde se encuentras los campos a modificar para cargar las apreciaciones cualitativas o cuantitativas que indiquen los logros del estudiante en cada asignatura. Asegurate que estás en la asignatura correcta y el estudiante correcto observando el encabezado de la página a la que has sido redirigido(a) luego de presionar el botón azul con la palabra «Editar».
Vista de la Página que se abre cuando se hace click en la opción seleccionada.
El sistema te provee de nueve (9) Notas con las que puedes establecer, de una manera holgada, una forma de evaluar a tu estudiante de educación básica. Entiendase «Nota» como la calificación que se le asigna a un estudiante para establecer el nivel de conocimiento adquirido en el transcurso del lapso a través de la participación en las clases de la asignatura. Puedes utilizar menor cantidad de Notas pero todo dependerá de la cantidad de indicadores que se le hayan configurado a la Asignatura.
El sistema te mostrará en forma de lista las Notas, una por una con toda la composición necesaria para construir la Apreciación mas cercana a la realidad que persivas de lo que el estudiante ha aprendido. Observa que las Notas estan distribuidas en orden numérico de la 1 a la 9. Cada Nota representa un indicador de logro que el estudiante debe completar cada lapso. Es de hacer notar que éstos indicadores de logros han sido previamente configurados a esta asignatura y lapso a través del modulo administrativo del sistema para que se te haga mas fácil cargar la apreciación.
Cada Nota va acompañada de un combo seleccionador y un campo de texto en el que puedes escribir hasta 300 caracteres (sin limitarte a esa cantidad). El combo seleccionador corresponde a la calificación configurada previamente para los 3 tipos de logro que poseen las Asignaturas: «No Logrado», «En Proceso» y «Consolidado». Dependiendo de como se haya realizado la configuración, el combo seleccioador contendrá por ejemplo, los números 1, 2 y 3 o podrá tener las letras A, B y C y cada numero o letra representará un tipo de logro. Para tener un ejemplo real de esto, imaginemos que el 1 o la A corresponden al tipo de indicador «No Logrado», el 2 o la B corresponden al tipo de indicador «En Proceso» y el 3 o C corresponden al tipo de indicador «Consolidado». Usaremos aquí el tipo de indicador configurado en Números para ser mas prácticos.
Entonces, supongamos que vamos a cargar la Nota número 1 (Nota 1) de la Asignatura seleccionada para este lapso. Observamos que la Asignatura es Lenguaje e Ingles y que la Nota 1 posee el indicador Nro 111 que dice: «Reconoce las partes del libro». Si sabemos que el estudiante está en proceso de lograr lo que manda éste indicador entonces simplemente debemos escoger el número 2 del combo seleccionador que corresponde al tipo de calificacion que estamos tratando de establecerle a ésta Nota. Inmediatamente el sistema se encargará de escribir por ti un comentario relacionado con ese «en proceso» en el campo de texto de esa Nota, con lo que tendras sólo el trabajo de revisar dicho texto y escribir lo que desde tu punto de vista como docente debe escribirse o debe completarse a ese comentario previamente escrito.
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Puedes cambiar el numero seleccionado del tipo de calificación para la Nota las veces que lo desees, pero debes tomar en cuenta que el texto también cambiará. Entonces sólo es necesario volver a revisar ese texto y reescribir lo que sea necesario en él.
También puedes cargar algunas notas e incluso, salir del sistema sin terminar de cargar todas las notas de todos tus estudiantes. El sistema está allí para eso, para ayudarte, para que inicies y termines tu trabajo cuando tu lo requieras.
Si sigues bajando, podras observar las siguientes Notas (de la Nota 2 a la Nota 9) en las que podrás igual que con la Nota 1, establecer cual es el alcance que ha logrado el estudiante en el respectivo indicador, Nota, Lapso y Asignatura.
IMPORTANTE: * NO DEBES OLVIDAR QUE CUANDO TERMINES DE ESCRIBIR LAS APRECIACIONES, DEBES IR AL FINAL DE LA PAGINA, UBICAR EL BOTÓN DE COLOR AZUL CON LAS PALABRAS «REGISTRAR ESTAS NOTAS» Y HACERLE CLICK ALLÍ PARA QUE SE GRABEN LAS NOTAS EN LA BASE DE DATOS. DE NO HACERLO, EL SISTEMA NUNCA REGISTRARÁ LAS NOTAS Y NO PODRÁS VER LOS PROMEDIOS Y BOLETINES DEL ESTUDIANTE.*
Como Cargar Notas de un estudiante de Educación Media General
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Para agregar la Nota de los estudiantes de un grado en especifico, primero debes ser Usuario del sistema y con Nivel de Usuario tipo: «Profesor». Luego de cumplir con esta condición el sistema te redirigirá al modulo profesores donde debes dirigirte al menu lateral izquierdo, ubicar la opción «Notas» y hacer click allí.
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El nombre de esta opción cambiará según el ciclo educativo al cual pertenece el profesor, ahora usuario del sistema, para llevar un nombre acorde con la actividad de calificar al estudiante.
En la página que se abre, puedes observar tres (3) combos seleccionadores que se describen por si solos; Cabe destacar que cada combo seleccionador es responsable de cambiar los datos de la tabla de datos que se presenta mas abajo, esto quiere decir que si cambias de opción por ejemplo, del combo seleccionador «Lapso», los datos de la tabla cambiaran para mostrar los datos relacionados con ese lapso seleccionado.
La parte mas importante aquí es la selección de la asignatura. Al seleccionar una asignatura diferente, la tabla de datos cambia para mostrar los datos cargados especificamente para esa asignatura, con ésto podrás cargar las respectivas notas de cada estudiante para cada asignatura.
Si solo cambias la asignatura, toma en cuenta que el sistema va a tomar los datos que se encuentren en los combos seleccionadores «Periodo» y «Lapso» para estonces traer los datos relacionados al Lapso y Periodo de la Asignatura seleccionada.
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Ahora bien, como podrás observar, la tabla de datos que se encuentra debajo de los combos seleccionadores, contiene la lista de estudiantes que tienes asignados a tu curso(año), ordenados por Cédula Escolar. Al final de la fila que contiene los datos de cada estudiante individualmente, puedes observar un botón de color azul con la palabra «Editar» junto a un icono de un lapiz en un recuadro.
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Haciendo click allí podrás entrar a la ventana modal donde se encuentran los campos a modificar para cargar las notas cuantitativas que indiquen la calificacion obtenida por el estudiante en cada examinación presentada. Asegurate que estás en la asignatura correcta y el estudiante correcto observando el encabezado de la ventana modal que aparece luego de presionar el botón azul con la palabra «Editar».
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Observa que se te presentan los campos de las nueve (9) notas con los campos de sus respectivos motivos. Si escribes estos motivos, el sistema te ayudará a recordar más adelante a que se debió esa calificación. Estos motivos apareceran en la tabla de datos de tus estudiantes cuando pases el mouse por encima de la Nota (sin necesidad de hacerle click) para informarte el por qué de esa nota. Todo esto es opcional; no es obligatoriamente requerido, es solo para ayudar a entender un poco mas las calificaciones sin tener que entrar a editar las calificaciones de cada estudiante. Lo que si es requerido es que escribas la Nota si es que la tienes pendiente de registrar.
IMPORTANTE: * NO DEBES OLVIDAR QUE CUANDO TERMINES DE ESCRIBIR LAS NOTAS, DEBES IR AL FINAL DE LA VENTANA MODAL, UBICAR EL BOTÓN DE COLOR AZUL CON LAS PALABRAS «MODIFICAR» Y HACERLE CLICK ALLÍ PARA QUE SE GRABEN LAS NOTAS EN LA BASE DE DATOS. DE NO HACERLO, EL SISTEMA NUNCA REGISTRARÁ LAS NOTAS Y NO PODRÁS VER LOS PROMEDIOS Y BOLETINES DEL ESTUDIANTE.*
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Existe otra forma para cargar Notas a los estudiantes de Educación Media aún mas fácil y rápida. Si observas la tabla de datos de los estudiantes, las Notas están ubicadas separadas por columna; Si ya sabes cual es la Nota que deseas agregar/modificar, sólo haz click en la palabra «Vacio» o en su defecto en el número que deseas cambiar e inmediatemante aparecerá un recuadro con un campo listo para que escribas en él. Procede a escribir el número de Nota que corresponda a esa examinación. Luego para que se grabe esa Nota debes presionar la tecla «Enter» de tu teclado o si lo prefieres, debes hacer Click en el botón azul con el icono de «Checkeado» que aparece al lado del campo. Eso es todo. Verás como el número que acabas de escribir aparece en la tabla en el sitio donde previamente habias hecho click.
Vista de la edición (directo en la tabla) de una nota.
Vista de la edición (directo en la tabla) de la nota ya registrada.
Como Imprimir un Reporte
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Vista de la Opción cuando se abre el menu lateral y es seleccionada la opción.
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Imprimir un Reporte es tan fácil como ir a la pagina de Reportes, escoger el reporte a imprimir y llenar los campos que sean solicitados en la ventana modal que se abre luego de hacer click en el nombre del reporte.
Algunos reportes solicitan el periodo en el que se desea enmarcar la impresión de los datos que se necesiten. Otros reportes solicitaran un nombre, un número de cédula, un codigo de grado o simplemente seleccionar el orden en el que se desea que aparezcan ordenados los datos en el reporte. Todo esto es opcional y dependerá del tipo de reporte y de lo que desee imprimir el usuario.
Si necesita que se imprima un reporte que no esté en el Menú de Reportes, por favor comuniquese con el desarrollador del sistema (@Devdoblea https://t.me/devdoblea) y hagale saber su requerimiento.
Como Crear un Usuario del Sistema
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Con esta opción se agregan usuarios con autorización para entrar a modificar datos en el sistema.
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Existen tres (3) tipos de usuarios: (1)Admin, (2)Asistentes y (3)Profesores. Los usuarios tipo 1 y 2 son los que pueden entrar solo al Módulo Administrativo y los usuarios tipo 3 solo pueden entrar al Modulo Profesores.
Para darle autorización a un Profesor, primero un administrador (un usuario del tipo 1) debe registrarlo a través de la opción «Profesores» del menu lateral con sus datos completos. Luego, el administrador procede a entrar al módulo «Usuarios» seleccionando la opcion del mismo nombre en la barra lateral y luego, en la página que se abre, debe hacer click en el botón «+Registrar Usuario».
Posteriormente, en la ventana modal que se abre, debe escribir el numero de cedula del profesor en el campo «Cedula» y esperar que se despliege una lista de opciones donde se podrá ver a todos los profesores que coincidan con ese número de cédula escrito para seleccionarlo moviendose con las flechas de movimiento del teclado o bien haciendo click en el nombre deseado; Luego de seleccionarlo, el sistema se encargará de llenar los datos necesarios y el usuario solo debe encargarse de revisar que todos esos datos esten correctos además de agregarle el password o clave en los campos indicados.
Por ultimo, el usuario debe hacer click en el botón «Registrar» para que el sistema se encargue de revisar si los datos estan completos y proceder a registrarlo en la base de datos.
Como hacer un Respaldo de los Datos (Backup)
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Con esta opción, el administrador puede crear un respaldo total de la base de datos de manera que se pueda tener una copia de lo ultimo que se ha registrado en el sistema en caso de algun evento no previsto con el servicio o con el computador donde se encuentre instalado el sistema.
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Se deben realizar respaldos (backups) lo mas frecuentemente posible, sobre todo antes de cerrar los lapsos o los periodos. Además, se debe resguardar ese archivo de respaldo en un lugar seguro o incluso enviarlo via correo electronico a un correo de la institución o al correo del director del plantel.
Los programas que conforman el sistema completo se encuentran en un repositorio que será manejado y resguardado por el desarrollador del software (@DevDobleA en Telegram) de manera que se le pueda dar mantenimiento sin ningun inconveniente. Aun asi, luego de adquirido el software, el dueño de los codigos escritos en los programas es la persona que pagó por ellos (Derechos de autor reservados para el desarrollador del sistema).